Case Study: Serious Request 2013

Van 18 tot en met 24 december vond de 10de editie van Serious Request plaats. Deze keer stond het bekende Glazen Huis met daarin de DJ’s van 3FM op het Wilheminaplein in Leeuwarden. Met een verwacht bezoekersaantal van rond de 500.000 mensen lag er ook op het gebied van mobiele communicatie tijdens het event een mooie uitdaging.

In de jaarkalenders van de verschillende mobiele providers staat Serious Request met een rode stift omcirkeld. Op grote events, waar in een kort tijdsbestek een enorme mensenmassa in een relatief klein gebied bijeenkomt, zijn optimale dekking en capaciteit van het mobiele netwerk essentieel. Simon van der Werf, Sr. Site Acquisitie Agent op de Consulting-afdeling van Koning & Hartman, is specialist als het gaat om het plaatsen van mobiele zendmasten (‘sites’) en speelde een sleutelrol in het verzorgen van mobiele dekking tijdens Serious Request 2013.

Dat begon allemaal in maart 2013, toen Simon via T-Mobile werd benaderd of hij de coördinatie rondom de mobiele sites tijdens Serious Request op zich wilde nemen. Simon twijfelde geen moment. “Ik kan wel zeggen dat ik de nodige ervaring heb met
site acquisitie en als je dat dan voor zo’n event mag verzorgen, is dat erg bijzonder. Tel daar bij op dat ik zelf uit de directe omgeving van Leeuwarden kom en je begrijpt dat de keuze voor mij snel gemaakt was.”

Het eerste dat Simon doet, is contact leggen met de Gemeente Leeuwarden. “De Gemeente had een voorstel gemaakt voor de locaties van de extra tijdelijke zendmasten, de zogenaamde Cell on Wheels (COW’s). Door samen met de Gemeente op de locatie te gaan kijken konden we controleren of de geopperde plaatsen voor de COW’s inderdaad de beste waren.” Nadat die locaties definitief zijn bepaald, zoekt Simon contact met de andere mobiele providers, om te kijken of zij ook gebruik willen gaan maken van de mobiele zendmasten. “Het gaat daarbij puur om extra capaciteit voor de netwerken. Het bereik was voor alle providers in Leeuwarden prima, maar doordat er tijdens Serious Request véél meer mensen dan gewoonlijk in Leeuwarden zijn, is het zaak om extra netwerkcapaciteit te creëren.”

De laatste technische zaken worden begin december afgekaart. “Dan komt het écht op de details aan. Waar moet de stroom vandaan komen, hoe is de toegang in verband met eventuele storingen en wanneer kunnen we wáár gaan bouwen? Dat alles leidt
tot een draaiboek met daarin alle data en specificaties, dat naar alle betrokkenen wordt verstuurd.” Opbouw van de zendmasten en antennes gebeurt vervolgens door de providers zelf, evenals de monitoring van de netwerken tijdens het event.

Tijdens de afbouw van het terrein en de zendmasten speelde Simon nog wel een coördinerende rol, maar het meeste werk zat duidelijk in de voorbereiding. “Het allerbelangrijkste is dat de contacten met de verschillende partijen goed zijn: de gemeente, de organisatie van Serious Request en natuurlijk de verschillende providers. Ik kan achteraf wel stellen dat het allemaal zo goed als vlekkeloos is gegaan, dus ik denk dat ook wij met volle tevredenheid op Serious Request 2013 mogen terugkijken!”

Op zoek naar Consultants op het gebied van Telecom? Wij hebben expertise in huis op het gebied van o.a.:
• Projectmanagement
• Roll-out management
• Site-acquisitie
• Juridische dienstverelening
• Ondergrondse infrastructuren

Voor algemene vragen over onze Consultants geldt: neem contact met ons op.